Mengelola Data Kependudukan Dengan Formula Excel

ASISTEN SOSIAL SITIREJO - 

Mengolah data SIAK

Pada tulisan ini akan dibahas bagaimana cara menggunakan data SIAK sebagai data sekunder untuk mengisi profil desa. Hampis semua data SIAK sebagai bahan data isian profil desa/kelurahan.

Dengan menggunakan formula MS Excel memilih/memilah (filter) dan menghitung/tabulasi data lebih mudah, cepat, dan akurat.

Agar maksimalk data SIAK (Sistem Informasi Data Kependudukan) harus diperbaharui setiap ada perubahan data. Data Siak siperbaharui dengan cara melaporkan ke kecamatan setiap perubahan data kependudukan. Dengan begitu dapat diharapkan menjadi sumber data desa yang akurat.

Bagaimana pula cara yang harus kita lakukan agar data SIAK dapat disajikan dalam bentuk statistik (angka/jumlah/diagram).

Pada tulisan ini dan beberapa tulisan kedepan saya akan coba membahas, cara menyajikan data statistik dari data SIAK. Simpel saja gunakan formula MS Excel, banyak data yang dapat kita sajikan. Tentu akan sangat berguna untuk laporan, pengisian profil desa, quesioner tingkat perkembangn desa dan masih banyak lagi.

Basis data yang digunakan adalah data penduduk dari data SIAK (Sstem Informasi Administrasi Kependudukan), data masing-masing desa dapat diminta ke Disdukcapil melalui Kecamatan.

SIAK menyediakan basis data kependudukan berbasis online. Dengan sistem online data penduduk melalui SIAK akan selalu diperbaharui (di-update). Untuk selanjutnya dalam modul ini kita sebut data SIAK saja.

Jalankan Microsoft Excel, buat work sheet baru dan beri nama “Data Penduduk” . Silahkan copy paste data SIAK pada “sheet 1” dan ganti namanya dengan “Database”.

Tampilan data SIAK sebagaimana di bawah kita simpan dengan nama sheet “Database”. Mohon diperhatikan penulisan nama sheetnya, karena akan digunakan saat membuat formula excel pada bagian selanjutnya. Ingat penulisan formula/rumus sangat sensitif, salah tulis hurup besar atau kecil akan berpengaruh.

Bagian Pertama:
Menghitung jumlah penduduk menurut jenjang pendidikan

Pada bagian ini kita akan menghitung dan mengklasifikasi penduduk berdasarkan pendidikan atau dengan kata lain variabelnya adalah pendidikan. Sedangkan nilai yang akan kita cari yang petama adalah jenjang pendidikan dan yang kedua jumlah penduduk berdasarkan jenjang pendidikannya.

Jenjang pendidikan berdasarkan data SIAK terdapat pada kolom “L” apabila kita filter datanya akan muncul list jenjang pendidikan (ada 9 jenjang pendidikan) tampak sebagai berikut:

Selanjutnya kita perlu menghitung nilai yang kedua yaitu berapa orang jumlah penduduk pada masing-masing jenjang pendidikan. Kalau kita hitung dengan cara manual akan menghabiskan waktu berjam-jam bahkan bisa seharian penuh.

Biar bisa cepat nggak pake lama kita akan menggunakan formula excel (rumus excel). Silakan ikuti caranya :

1. Buka sheet 2 beri nama sheet dengan “Penddikan” masih dalam satu worksheet dengan sheet “Database”.
2. Isi dengan mengetikan “Pendidikan” pada sel B2 dan “Jumlah” pada sel C2 sebagai tabel header. Selanjunya ketikan jenjang pendidikan dari mulai sel B3 sampai dengan cel B11. Agar mudah terlihat dapat disorot dari sel B2 – C11 dan beri warna.

   

Tampilannya akan terlihat seperti ini :
3. Untuk mengetahui jumlah penduduk perjenjang pendidikan silahkan klik pada sel C3 dan ketikan formula di bawah ini : =COUNTIF(Database!$L$2:$L$5551;Pendidikan!B3)Jika di enter akan muncul jumlah penduduk Tidak/Belum Sekolah Untuk menghitung jenjang penddikan yang lainnya, tinggal copy sel C3 dan paste pada sel C4 sampai dengan C11. Jika penulisan rumusnya benar hasilnya akan muncul otomatis

Bagian Kedua:
Menghitung jenjang pendidikan berdasarkan jenis kelamin

Formula untuk menghitung jenjang pendidikan penduduk perjenis kelamin.

1. Masih pada sheet “Pendidikan” , tambahkan dua kolom setelah kolom jumlah, pada sel D3 ketik “Laki-laki” pada sel E3 “Perempuan”.
2. Pada sel D3 ketik formula berikut ini : =SUMPRODUCT((Database!$D$2: $D$5551="L")*(Database!$L$2:$L$5551=B3)*1)
3. Selanjutnya klik enter, apabila rumus yang dimasukan benar pada sel D3 akan muncul angka sebagai jumlah penduduk laki-laki dengan jenjang pendidikan Tidak/Belum Sekolah. Untuk mengisi sel di bawahnya tinggal copy paste saja. Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar gambar di bawah ini.
4. Untuk mengisi kolom jenis kelamin perempuan langkahnya sama, tinggal mengubah “L” pada rumus dengan “P”, rumusnya menjadi =SUMPRODUCT((Database!$D$2:$D$5551="P")*(Database!$L$2:$L$5551=B3)*1)Klik sel E3 dan ketikan rumus di atas, apabila dilakukan dengan benar hasil akhirnya data akan terisi secara otomatis. Seperti contoh gambar dibawah.